Ministeriet behandler i visse tilfælde personoplysninger i forbindelse med besvarelse af spørgsmål fra Folketinget.
Ministeren besvarer løbende spørgsmål fra Folketinget om forhold på ministeriets område. Besvarelsen af spørgsmål kan i visse tilfælde indebære behandling af personoplysninger.
Formålet med behandling af personoplysninger er at kunne besvare spørgsmålet fra Folketinget.
Retsgrundlaget for besvarelse af spørgsmål fra Folketinget er Folketingets forretningsorden.
Der kan bl.a. behandles oplysninger om personer, som har rejst et spørgsmål for Folketinget, som Folketinget anmoder ministeren om at kommentere på. Det kan også være nødvendigt at behandle personoplysninger om andre kategorier af personer med henblik at kunne besvare spørgsmål fra Folketinget afhængigt af det konkrete spørgsmål.
Ministeriet kan bl.a. behandle kontaktoplysninger på personer, der har henvendt sig til Folketinget, men der kan afhængigt af det rejste spørgsmål også være tale om andre personoplysninger. Der vil ofte være tale om almindelige oplysninger, men der kan i visse tilfælde også være tale om følsomme oplysninger.
Ministeriet videregiver i visse tilfælde personoplysninger til Uddannelses- og Forskningsstyrelsen med henblik på, at styrelsen kan bidrage til besvarelsen af spørgsmål. Det bemærkes, at styrelsens databeskyttelsesrådgiver tilsvarende kan kontaktes som anført under ’generel information’. I visse tilfælde videregives personoplysninger til Folketinget.
Personoplysninger vil i mange tilfælde stamme fra et spørgsmål stillet af Folketinget, f.eks. hvor Folketinget anmoder ministeren om at kommentere på et spørgsmål, som er rejst for Folketinget.
Dokumenter med personoplysninger journaliseres efter offentlighedslovens regler og afleveres til arkivmyndighederne efter arkivlovgivningens regler (ca. hvert 5. år). Efter aflevering til arkivmyndighederne bevares en kopi i ministeriet i ca. 5 år afhængigt af den samtidige arkivperiode, hvorefter oplysningerne slettes i ministeriet.
