Ministeriet afholder en række konferencer og andre arrangementer. Som led i afholdelsen behandles der personoplysninger.
Formålet med behandling af personoplysninger er at kunne planlægge og gennemføre konferencer og andre arrangementer, herunder registrering af deltagere, oplægsholdere, udformning af deltagerliste, udsendelse af påmindelses- og opfølgningsmails.
Retsgrundlaget for behandlingen er databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e, en opgave der henhører under offentlig myndighedsudøvelse.
Retsgrundlaget for behandling af følsomme oplysninger er databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra g, en opgave som er nødvendig af hensyn til væsentlige samfundsinteresser.
Ministeriet behandler personoplysninger om deltagere i arrangementet, oplægsholdere, herunder ansatte på forsknings- og uddannelsesinstitutioner, studerende på uddannelsesinstitutioner, borgere mv.
Ministeriet behandler almindelige oplysninger såsom navn, uddannelse, ansættelsessted samt kontaktoplysninger.
Ved afholdelse af fysiske arrangementer med forplejning kan der forekomme behandling af oplysninger om allergier (følsomme oplysninger).
Ministeriet videregiver typisk en deltagerliste til konferencedeltagerne hvor navn, titel samt ansættelsessted fremgår.
Oplysningerne stammer typisk fra den person der henvender sig til ministeriet og ønsker at deltage i et arrangement.
Vi opbevarer dine personoplysninger så længe det er nødvendigt i forhold til gennemførelsen af arrangementet, og så længe vi som offentlig myndighed er forpligtet hertil efter lovgivningen.
Dokumenter med personoplysninger journaliseres efter offentlighedslovens regler og afleveres til arkivmyndighederne efter arkivlovgivningens regler (ca. hver 5. år). Efter aflevering til arkivmyndighederne bevares en kopi i ministeriet i ca. 5 år afhængig af den samtidige arkivperiode, hvorefter oplysningerne slettes i ministeriet.
